Como autónomo puedes deducirte los gastos que estén relacionados con tu actividad, que tengan su factura y que apuntes en tu libro de gastos. Los que menos problemas dan son la cuota de autónomos, la gestoría y el alquiler del local. Los suministros de casa, las dietas y el seguro de salud se deducen con los límites que fija la ley. El coche, el móvil y las comidas sin justificar son los que Hacienda discute más. En esta guía los ordenamos por nivel de riesgo, para que sepas dónde tienes que tener los papeles más en orden.
Una advertencia antes de empezar: esto es información general sobre la normativa del IRPF y no sustituye a que alguien revise tu caso. Lo que puedes deducir depende de tu actividad, de tu régimen de tributación y de cómo justifiques cada gasto. Las cifras y los porcentajes salen de la Ley del IRPF, de su Reglamento y de la sede de la Agencia Tributaria. Antes de presentar nada, confirma siempre allí la redacción vigente.
Los tres requisitos que tiene que cumplir cualquier gasto
Hay que tenerlos claros antes de mirar la lista. Si a un gasto le falla uno de los tres, da igual que sea razonable: en una comprobación pueden rechazarlo.
- Relación con la actividad. El gasto tiene que servir para generar tus ingresos. Si lo usas a la vez para tu negocio y para tu vida privada, tendrás que demostrar qué parte corresponde a cada uno. En algunos casos, como el vehículo, la ley pide incluso que el uso sea exclusivo para el negocio.
- Justificante válido. Lo más seguro es tener una factura completa a tu nombre y con tu NIF, que cumpla el Reglamento de facturación. Con un ticket simplificado tienes menos fuerza si te piden explicaciones, y con él no puedes deducirte el IVA.
- Registro contable. El gasto tiene que estar apuntado en el libro de compras y gastos (en estimación directa) y en el periodo que le corresponde. Un gasto que nunca se registró es muy difícil de defender después.
Hay un punto más que se olvida a menudo: pagar con tarjeta o transferencia te deja un rastro que vale como prueba. En las dietas, como verás más abajo, la ley llega a exigir el pago electrónico.
Nivel 1: gastos que se deducen sin discusión
Estos gastos rara vez se discuten, porque están relacionados con la actividad sin ninguna duda. Aun así necesitan su justificante y su registro.
- Cuota de autónomos (RETA). Lo que pagas a la Seguridad Social como autónomo es gasto deducible. El justificante es el recibo de la cuota.
- Gestoría, asesoría y servicios profesionales ligados al negocio: contabilidad, abogados del negocio, notaría de actos de la empresa.
- Alquiler del local u oficina en el que trabajas, con su contrato y sus recibos o facturas.
- Compras y materias primas que vendes o transformas, además de los servicios de terceros que subcontratas.
- Sueldos y Seguridad Social de tus trabajadores, si los tienes.
- Software, hosting, publicidad y material de oficina que usas para la actividad.
- Amortización del inmovilizado (ordenador, maquinaria, mobiliario), según las tablas oficiales y no todo de golpe, salvo que la norma lo permita.
Si estás arrancando, en darse de alta como autónomo: pasos y errores que cuestan dinero te explicamos cómo dejar bien configurado el alta para que estos gastos cuenten desde el primer día.
Nivel 2: gastos deducibles con límite legal
Estos gastos se pueden deducir, pero la ley fija un tope o una fórmula. Los errores suelen venir de deducirse el importe entero. Los tres más habituales están en el artículo 30 de la Ley del IRPF:
Suministros si trabajas en casa. Si destinas a la actividad una parte de tu vivienda habitual, puedes deducirte el 30 % de la parte proporcional de agua, luz, gas, telefonía e internet. Esa parte proporcional es la superficie que dedicas al negocio dividida entre la superficie total de la vivienda. Ejemplo genérico: si la habitación que usas como despacho ocupa el 20 % de la casa, te deduces el 30 % de ese 20 %, es decir, el 6 % de cada factura. Esa superficie tiene que constar al darte de alta en Hacienda o en una modificación posterior.
Dietas (tu manutención). Te las puedes deducir cuando comes en restaurantes u hoteles durante tu actividad, pagando con medios electrónicos y dentro de los límites del artículo 9 del Reglamento del IRPF: 26,67 € al día en España y 48,08 € en el extranjero. Si pasas la noche fuera, los límites suben a 53,34 € y 91,35 €. Si pagas en efectivo o comes en casa, no cuenta.
Seguro de salud. Las primas del seguro de enfermedad que te cubre a ti, a tu cónyuge y a tus hijos menores de 25 años que vivan contigo se deducen con un tope de 500 € por persona y año, o 1.500 € si esa persona tiene una discapacidad.
Gastos de difícil justificación. Si tributas en estimación directa simplificada, la ley te permite deducir un porcentaje del rendimiento neto sin tener que justificarlo: el 5 %, con un máximo de 2.000 € al año, según la redacción vigente. Comprueba el porcentaje del ejercicio en la Agencia Tributaria, porque ha cambiado en los últimos años.
Nivel 3: los gastos que más discute Hacienda
En estos gastos el problema no suele ser la factura, sino demostrar para qué se usó lo que compraste. Es donde más deducciones se rechazan en las comprobaciones.
El vehículo. En el IRPF, la regla general del artículo 22 del Reglamento es que el coche solo se deduce si lo usas exclusivamente para la actividad. Si también lo usas para cosas personales (llevar a los niños, el fin de semana), la deducción no vale. Hay excepciones tasadas: transporte de mercancías o de viajeros, autoescuelas, representantes comerciales y algunas más. En el IVA la regla es distinta: la Ley del IVA presume un uso del 50 % para el negocio. Por eso es habitual deducirse el IVA del coche y no el gasto en el IRPF, y esa diferencia confunde a mucha gente.
El móvil y el ordenador de uso mixto. Ninguna norma fija un porcentaje concreto. Si la línea o el equipo también es para uso personal, lo prudente es deducir solo la parte que puedas justificar y no el 100 %.
Comidas con clientes y regalos. Las atenciones a clientes y proveedores tienen tope en la normativa y hay que poder demostrar con quién fue y por qué. Una comida sin factura completa, o sin forma de relacionarla con el negocio, es candidata a ser rechazada.
Ropa, gimnasio y viajes mixtos. La ropa de calle no es deducible aunque la uses para trabajar. Sí lo son los uniformes o la ropa técnica propia del oficio. Un viaje que mezcla trabajo y vacaciones solo admite la parte profesional, y esa parte hay que poder acreditarla.
Resumen: los tres niveles en una tabla
| Nivel | Gastos típicos | Qué te pide la norma |
|---|---|---|
| 1. Sin discusión | Cuota RETA, gestoría, alquiler del local, compras, software | Factura y registro en el libro de gastos |
| 2. Con límite legal | Suministros en casa, dietas, seguro de salud, difícil justificación | 30 % de la parte proporcional · 26,67 €/48,08 € al día · 500 € por persona · 5 % hasta 2.000 € |
| 3. Los más discutidos | Vehículo, móvil mixto, comidas con clientes, viajes | Uso exclusivo o parte de uso demostrable y justificante completo |
Cuándo se aplican y qué cuesta llevarlo bien
Los gastos se restan en los pagos fraccionados del IRPF (modelo 130, si te toca) y después en la declaración de la renta. El IVA soportado deducible se recupera en el modelo 303. Si quieres repasar qué modelos presentas y qué ocurre si llegas tarde, lo tienes en modelos trimestrales del autónomo: plazos y recargos.
Que una gestoría te lleve la contabilidad y los impuestos suele costar, en el mercado, entre 50 y 150 € al mes para un autónomo con un volumen de facturas normal. Es una horquilla orientativa, que depende del número de facturas, de si tienes trabajadores y del régimen de IVA, y no es la tarifa de ninguna gestoría en concreto. Lo explicamos con más detalle en cuánto cuesta una gestoría para autónomos. En nuestra gestoría para autónomos y pymes revisamos qué gastos encajan en tu actividad antes de cada trimestre, no cuando ya ha llegado el requerimiento.
Preguntas frecuentes
¿Puedo deducirme un gasto si solo tengo el ticket?
Un ticket o factura simplificada no te permite deducir el IVA, y en el IRPF tiene menos fuerza como prueba. Lo seguro es pedir siempre factura completa con tu nombre y tu NIF.
¿Cuánto de la luz de casa me puedo deducir si teletrabajo?
El 30 % de la parte proporcional a los metros que dedicas a la actividad, siempre que esa superficie conste en tu alta en Hacienda. No se deduce la factura entera.
¿El coche es deducible para un autónomo?
En el IRPF, solo si lo usas exclusivamente para la actividad o estás en una de las excepciones del Reglamento. El IVA se rige por otra regla, que presume un uso del 50 % para el negocio. Cada caso hay que revisarlo con sus pruebas.
¿Qué pasa si Hacienda rechaza un gasto que me he deducido?
Hacienda vuelve a calcular el impuesto, te reclama la diferencia con intereses de demora y, según el caso, puede ponerte una sanción. El procedimiento y los recursos están en la sede de la Agencia Tributaria. Si te llega una notificación, conviene que un profesional la revise dentro del plazo que figure en ella.
¿Los gastos anteriores al alta se pueden deducir?
Hay matices en función del tipo de gasto y del impuesto, y la norma no responde igual en todos los casos. Lo recomendable es planificarlo con tu gestoría antes de darte de alta.
Revisa tus gastos antes de que lo haga Hacienda
Si no tienes claro en qué nivel está alguno de tus gastos, o si te los estás deduciendo enteros cuando la ley pone un tope, es mejor revisarlo ahora que justificarlo después. Pide una consulta con nuestra gestoría y miramos tu actividad con calma.
