Los trámites tras un fallecimiento tienen un orden obligatorio: primero el certificado literal de defunción, después el certificado de actos de última voluntad, con él la copia del testamento o la declaración de herederos, y solo entonces la herencia. Saltarse ese orden es el error que más tiempo y dinero cuesta, porque casi todo lo demás —el banco, el notario, el registro, los impuestos— exige el documento anterior. Aquí tienes el proceso completo en cuatro bloques, con qué papel hace falta en cada uno, de qué organismo sale y qué coste orientativo tiene en el mercado.
Un aviso antes de empezar: esto es una guía general de trámites, no asesoramiento jurídico. Cada herencia depende del patrimonio, del número de herederos, de si hay testamento y de la comunidad autónoma, y los requisitos, tasas y plazos oficiales cambian. Los importes que verás son horquillas del mercado, nunca tarifas de nuestra gestoría, y para todo lo oficial remitimos a la fuente que corresponde.
Bloque 1: los primeros días
En las primeras horas casi todo lo lleva la funeraria: el certificado médico de defunción y la inscripción en el Registro Civil suelen tramitarse desde ahí. Lo que sí conviene hacer por tu cuenta es pedir varias copias del certificado literal de defunción, no una. Te lo van a pedir el banco, la aseguradora, la notaría, la Seguridad Social y cualquier suministro que haya que cambiar de nombre, y volver a solicitarlo más tarde retrasa todo lo demás. Se emite en el Registro Civil y no tiene coste.
En estos primeros días también conviene reunir, sin prisa pero sin dispersarlo, la documentación básica: DNI o NIE de la persona fallecida y de los herederos, libro de familia si existe, escrituras de inmuebles, últimos recibos del IBI, pólizas de seguro, contratos de préstamo y datos de las cuentas bancarias. Cuanto más completo esté ese bloque, menos vueltas dará el expediente después.
Si había pensión, hay que comunicar el fallecimiento a la Seguridad Social y valorar si procede alguna prestación —viudedad, orfandad, auxilio por defunción—. Los requisitos y plazos exactos están en la sede electrónica de la Seguridad Social; no te fíes de lo que te cuenten de oído, porque dependen de la cotización y de la situación familiar concreta.
Bloque 2: últimas voluntades y título sucesorio
Aquí está el error clásico. El certificado de actos de última voluntad —el documento que dice si la persona dejó testamento y ante qué notario— no se puede pedir el mismo día del fallecimiento: hay que esperar unos días hábiles desde la defunción. El plazo exacto, el formulario (modelo 790) y la tasa vigente están publicados en la sede electrónica del Ministerio de Justicia, que es donde debes comprobarlo. Si lo solicitas antes de tiempo, te lo deniegan y pierdes el trámite y la tasa.
Se pide en el mismo momento el certificado de contratos de seguros de cobertura de fallecimiento. Es barato, sale del mismo organismo y descubre pólizas de vida que la familia con frecuencia desconoce, a veces vinculadas a una hipoteca o a una tarjeta.
Con el certificado en la mano hay dos caminos. Si hay testamento, se pide la copia autorizada a la notaría que lo custodia. Si no lo hay, hace falta un acta de declaración de herederos ante notario, que es más lenta y más cara porque requiere testigos y un plazo de tramitación. Ese documento —testamento o declaración— es el título sucesorio, y sin él ningún banco te va a dejar mover una cuenta ni ningún registro va a inscribir un inmueble. Repartir bienes antes de tenerlo no es que sea mala idea: es que no se puede.
Bloque 3: inventario, aceptación y adjudicación
El siguiente paso es hacer inventario: qué había el día del fallecimiento y cuánto vale. Bienes por un lado —inmuebles, cuentas, vehículos, participaciones— y deudas por otro, porque una herencia se hereda entera, con lo bueno y con lo malo. Los bancos emiten un certificado de posiciones a fecha de defunción; los inmuebles se valoran conforme a los criterios fiscales aplicables, que no siempre coinciden con el precio de mercado.
Con el inventario cerrado, los herederos deciden si aceptan la herencia pura y simplemente, la aceptan a beneficio de inventario —una figura pensada para no responder de las deudas con el patrimonio propio— o la renuncian. Esa decisión tiene consecuencias serias y es el momento en el que conviene sentarse con un profesional antes de firmar nada.
La aceptación y adjudicación se formaliza en escritura pública ante notario cuando hay inmuebles. Después toca liquidar impuestos y, con el impuesto liquidado, inscribir los inmuebles a nombre de los nuevos titulares en el Registro de la Propiedad. Este orden tampoco es negociable: el registro no inscribe si el impuesto no está presentado.
Qué documentos hacen falta y cuánto cuestan
Esta es la secuencia completa con el organismo que emite cada documento y una horquilla orientativa de lo que suele costar en el mercado. Son referencias del sector para que te hagas una idea del gasto total, no tarifas de Nexum: los aranceles notariales y registrales dependen del valor del patrimonio y del número de herederos, y las tasas oficiales las fija cada organismo.
| Documento o trámite | Dónde se solicita | Coste orientativo* |
|---|---|---|
| Certificado literal de defunción | Registro Civil | Gratuito |
| Certificado de últimas voluntades | Ministerio de Justicia | Tasa oficial (consultar importe vigente) |
| Certificado de seguros de fallecimiento | Ministerio de Justicia | Tasa oficial (consultar importe vigente) |
| Copia autorizada del testamento | Notaría | 30-80 € |
| Declaración de herederos (sin testamento) | Notaría | 200-500 € |
| Escritura de aceptación y adjudicación | Notaría | 600-1.500 € |
| Inscripción de inmuebles | Registro de la Propiedad | 200-600 € |
| Impuesto de sucesiones y plusvalía municipal | Agència Tributària de Catalunya y ayuntamiento | Según base imponible y parentesco |
| Gestión integral del expediente | Gestoría o despacho | 400-1.200 € |
Los impuestos: el plazo que no conviene dejar pasar
El impuesto sobre sucesiones se presenta, por norma general, dentro de los seis meses siguientes al fallecimiento, con la posibilidad de solicitar prórroga si se pide dentro de ese periodo inicial. La cuota depende de la comunidad autónoma, del parentesco, del patrimonio previo del heredero y de las reducciones y bonificaciones aplicables, que en Cataluña son sustanciales en el caso de cónyuges, hijos y ascendientes. Los importes, plazos, modelos y bonificaciones vigentes debes comprobarlos en la Agència Tributària de Catalunya, que es la fuente oficial.
Si en la herencia hay un inmueble urbano, hay además una segunda liquidación: la plusvalía municipal, que se presenta en el ayuntamiento donde esté el inmueble y tiene su propio plazo y su propia forma de cálculo. Y en la renta del año siguiente pueden aparecer efectos adicionales. Presentar fuera de plazo implica recargos, así que si el expediente se está alargando por falta de un documento, lo prudente es consultar la prórroga antes de que venza el plazo, no después.
Lo que queda después: banco, coche, suministros
Con la escritura firmada y el impuesto liquidado empieza la parte menos vistosa pero igual de necesaria. En el banco, el desbloqueo y reparto de las cuentas. En los suministros y en la comunidad de propietarios, el cambio de titularidad. En los seguros, la comunicación y, si procede, el cobro de la póliza. Y si había vehículo, hay que hacer el cambio de titularidad por herencia ante la DGT, que tiene sus propios requisitos y su propia tasa: lo contamos en detalle en cuánto cuesta de verdad un cambio de titularidad y lo tramitamos dentro de nuestros servicios de tránsito.
Cuándo esto deja de ser papeleo
Buena parte del proceso es gestión documental ordenada, y ahí una gestoría administrativa ahorra semanas —si quieres ver hasta dónde llega ese trabajo, lo explicamos en qué hace una gestoría administrativa—. Pero hay situaciones en las que el expediente deja de ser papeleo y necesita criterio jurídico: cuando hay desacuerdo entre herederos, cuando aparecen deudas de un tamaño que no compensa asumir, cuando hay legitimarios o un testamento que alguien discute, cuando hay menores o personas con discapacidad entre los herederos, cuando existen bienes o herederos en el extranjero, o cuando hay una empresa familiar de por medio.
En esos casos, firmar rápido para “quitárselo de encima” sale caro. Nuestro equipo de asesoría legal y administrativa revisa el expediente completo, ordena la secuencia de documentos y te dice con claridad qué parte es trámite y qué parte requiere una decisión meditada, sin prometerte un resultado que ningún profesional serio puede garantizar.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto se tarda en cerrar una herencia?
Depende por completo del caso. Una herencia sencilla, con testamento, pocos bienes y herederos de acuerdo, avanza en pocos meses; si falta documentación, hay desacuerdo o aparecen bienes en otra comunidad autónoma, se alarga. Lo que sí es fijo es el plazo fiscal, que corre desde el fallecimiento aunque el reparto no esté cerrado.
¿Puedo sacar dinero de la cuenta del fallecido para pagar el entierro?
Las cuentas se bloquean al comunicar el fallecimiento y cada entidad tiene su propia política sobre determinados gastos justificados. No des por hecho que podrás disponer del saldo: pregunta en el banco qué documentación admite y guarda todas las facturas.
¿Y si la herencia tiene más deudas que bienes?
Existen la renuncia y la aceptación a beneficio de inventario, precisamente para eso. Ambas tienen forma y momento concretos, y una vez aceptada la herencia pura y simplemente no hay marcha atrás, así que es la decisión que más conviene consultar antes de firmar.
¿Hace falta notario siempre?
Cuando hay inmuebles, sí: la escritura pública es lo que permite inscribir en el Registro de la Propiedad. En herencias sin inmuebles y con un único heredero puede haber vías más simples, pero conviene verificarlo caso por caso antes de asumirlo.
¿Puedo hacerlo todo yo sin gestoría?
Legalmente puedes. El problema no suele ser la dificultad de cada trámite, sino el orden, los plazos que corren en paralelo y las ventanillas distintas. Si el patrimonio es pequeño y todo está claro, es abordable; si hay inmuebles, impuestos y varios herederos, delegarlo compensa.
Si estás en medio de este proceso y no sabes por dónde seguir, escríbenos y lo revisamos contigo: en una primera consulta ordenamos qué documentos tienes, cuáles faltan y en qué plazo hay que moverse, sin compromiso.
